Es bestehen vier Voraussetzungen für die Einführung von Just-In-Time-Informationen in Unternehmen. Informationen sollten integriert, offen, intelligent und personalisiert sein. Diese vier Bedingungen können als Grundpfeiler der digitalen Strategie betrachtet werden, um das Ziel der Echtzeit-Informationen zu erreichen. Das Fundament der vier Grundpfeiler besteht aus bewährten IT-Verfahren. Man kann an den Säulen separat arbeiten und alle sind gleich wichtig. Die Frage dabei ist, ob die Informationen diese vier Bedingungen erfüllen, sodass der Wert der Informationen in diesem Teil des Prozesses maximiert wird.
Säule 1: Integriert
Bei allen Prozessschritten müssen die Informationen zur Entscheidungsfindung beitragen. Da Prozesse systemübergreifend sind, gilt es, die Informationen, mit denen gearbeitet wird, entsprechend darzustellen.
Beispiel: Sie reparieren als Mechaniker eine Anlage, und ersetzen ein Bauteil. Die Prozesse Ihres Arbeitgebers erfordern, dass Sie die Informationen im PLM-System (Product Lifecycle Management), im WMS (Warehouse Management System) und im Ticketingsystem des Unternehmens aktualisieren. Als Mechaniker sollten Sie sich mit diesen verschiedenen Systemen nicht auskennen müssen und in der Lage sein, diese Systeme über eine einzige Oberfläche mit ein paar Klicks zu aktualisieren.
Eine integrierte Systemlandschaft bietet Ihnen die Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu gestalten und zu synchronisieren sowie bei Bedarf in Echtzeit anzupassen, unter Verwendung aller im Unternehmen verfügbaren Informationen.
Säule 2: Offen
Für Unternehmen sind Informationen ein Wettbewerbsvorteil, daher sollten diese sorgfältig ausgetauscht werden. In der dynamischen, offenen und globalisierten Welt von heute entgehen jedoch Chancen, wenn der Fokus ausschließlich auf internen Informationen liegt. Daten können für Kunden Dienstleistungen erbringen oder sogar ganz neue Geschäftsmodelle schaffen, die neue Einnahmequellen erschließen. Anwendungen, die Einblicke in die Leistungsfähigkeit bieten, können ein neues Lizenzierungsgeschäftsmodell schaffen. Der Austausch von Informationen und die Zusammenarbeit mit der gesamten Wertschöpfungskette (mit anderen Organisationen wie Zulieferern, Aufsichtsbehörden oder Logistikunternehmen und letztlich den Kunden) kann ebenfalls von großem Nutzen sein.
Säule 3: Smart
Informationen sollten in Echtzeit, online und offline, auf jedem Gerät in einem intuitiven und modernen Front-End verfügbar sein. Smarte Informationen bedeuten, dass alle verfügbaren Daten und Technologien genutzt werden, um ausschließlich verwertbare und hilfreiche Informationen anzuzeigen, die zum jeweiligen Zeitpunkt und am jeweiligen Ort benötigt werden. Mittels moderner Technologien wie maschinellem Lernen lassen sich Muster erkennen und proaktive Warnmeldungen erstellen. So kann beispielsweise schon im Voraus erkannt werden, dass eine Anlage in einigen Wochen wegen Überhitzung stillsteht. Durch den Einsatz solcher Technologien können Unternehmen mit weniger Personal mehr leisten und ihren Kunden einen größeren Mehrwert bieten.
Pfeiler 4: Personalisiert
Der Endnutzer möchte genau die Informationen sehen, die für ihn in diesem Moment des Prozesses wichtig sind. Die Informationen sollten minimal sein – nur die Informationen, die erforderlich sind, um die jeweilige Rolle in diesem Prozessschritt auszufüllen. Diese Informationen sollten kontextabhängig sein; die Daten der Anlage, die gerade in der Nähe ist, werden angezeigt. Darüber hinaus könnte es noch hilfreicher sein, wenn die Lösung die verschiedenen Sprachen der Mitarbeiter unterstützt und sich an den Erfahrungsstand jedes Einzelnen anpasst. Durch die Personalisierung der Informationen auf die unmittelbaren Bedürfnisse des Einzelnen bei jedem Prozessschritt werden Produktivität und Wertschöpfung optimiert.
Zusammenfassung
Informationen sind das Herzstück der heutigen Unternehmen. Ihre optimale Nutzung kann Arbeitsabläufe, Produktivität und die Kommunikation zwischen verschiedenen Personen erheblich verbessern. Sie können sogar neue Geschäftsmodelle hervorbringen. Dabei ist die Art und Weise, wie Unternehmen mit Informationen umgehen, sehr unterschiedlich ist. Dennoch ist es ganz klar, dass diejenigen, die die vier Säulen von Just-in-Time-Information anwenden, signifikante Vorteile erzielen. Damit sind sie oft die erfolgreichsten in ihren jeweiligen Branchen. Wenn das Prinzip erfolgreich angewandt wird, sind Unternehmen in der Lage, allen internen und externen Beteiligten personalisierte, integrierte, offene und intelligente Informationen zur Verfügung zu stellen, und zwar genau dann und dort, wo sie benötigt werden.
Da Geschäftsprozesse systemübergreifend sind, ist es wichtig, nicht mehr in Informationssilos mit Rohdaten zu denken. Basierend auf Echtzeit-Informationen können Unternehmen eine digitale Strategie entwickeln, die sich auf die Generierung zeit- und kontextrelevanter Daten zur Unterstützung von Geschäftsprozessen konzentriert. Die Kunst bei der Umsetzung des Prinzips besteht darin, die aktuelle IT-Landschaft einmal auszublenden und sich auf die Ziele des Unternehmens zu konzentrieren. Dadurch lässt sich definieren, welche Informationen für die Verfolgung dieser Ziele benötigt werden und wie man sie erreichen kann.
